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Gerenciamento de Tempo Eficaz

Quantas vezes você já pensou que seu dia precisaria ter mais que 24 horas para dar conta de tudo? E se conseguisse mais horas, você realmente poderia realizar tudo ou acumularia mais funções? O fato é que temos tempo suficiente para cumprir com nossas obrigações, o que pode estar faltando é o controle do nosso tempo, ou melhor, a forma como o administramos. É aquela história: duas horas podem ser o suficiente para escrever um relatório, mas podem ser pouco para dar conta de todas as abas abertas no computador. O que irá decidir entre outras coisas, é o foco que damos para cada atividade a ser executada. Para lhe ajudar preparamos um artigo com estratégias que você pode adotar para um melhor Gerenciamento do Tempo.

O que é a Gestão do Tempo?

É o procedimento de organizar e planejar como o tempo deve ser dividido entre as diversas atividades de uma rotina. Leva em consideração a quantidade de tempo empregado para realizar cada tarefa do seu dia. Uma boa Gestão do Tempo requer uma alteração do foco que se dá tanto para as funções quanto para os resultados. Muitas pessoas associam o “estar ocupado” com produtividade. Na verdade, estar ocupado não é o mesmo que ser eficaz. Isso acontece justamente porque, de maneira geral, desenvolvemos o hábito de dividir nossas atenções com diversas tarefas que surgem durante nossa rotina. Sabemos que isso acontece frequentemente e que temos que pensar e agir rapidamente, então vamos usar o tempo a nosso favor.

Vantagens do Gerenciamento de Tempo

Menos estresse: gerenciar seu tempo reduz diretamente os níveis de estresse.

Desempenho no trabalho: identificando o que precisa ser feito será possível executar cada tarefa em seu tempo.

Menos retrabalho: ser organizado está atrelado a menos erros.

Tempo livre: otimizando as 8 horas que temos no ambiente de trabalho não levará trabalho para casa.

Oportunidades: fazendo bom uso do tempo você estará apto e melhor preparado a mais oportunidades.

Reconhecimento: nos aspectos profissional e pessoal você será aquela pessoa em que todos podem confiar.

Estratégias para uma Gestão do Tempo eficaz

Sabemos que é difícil preparar a Gestão do Tempo de um dia para outro, até porque não existe um plano a ser seguido. O que funciona para uma pessoa pode ter o efeito contrário em outra.  É necessário elaborar uma estratégia que seja confortável ao seu modo de trabalho e rotina.

Separamos algumas estratégias para tornar sua rotina mais eficiente:

Delegue as tarefas: Aprenda a delegar e entenda que ao fazer isso não estará fugindo das suas responsabilidades. Delegar, aliás, está ligado a funções de liderança ou gerência. Oportunize mais autonomia a seus colaboradores sempre respeitando suas habilidades e seus conhecimentos.

Priorize o trabalho: Escolha no máximo 3 itens, de alta prioridade e que estejam alinhados com seu objetivo principal. Não coloque nenhum item novo enquanto não finalizar os três já estipulados.

Fuja da procrastinação:  Peça ajuda de colegas quando uma tarefa se tornar difícil demais para começar ou terminar, diminuindo seu grau de autoexigência. Remova as distrações.

Agende as tarefas: Utilize um Pomodoro Timer ou outro alarme para fazer o gerenciamento do seu tempo. O timer serve para lembrar suas sessões de trabalho (de 60 a 90 min) e descansos pré-definidos (10-15 min).

Evite o estresse: O estresse é decorrente da ansiedade gerada quando suportamos muito mais do que podemos aguentar. O resultado disso é o desgaste físico e mental. Aqui, mais uma vez, fica a dica: delegue!

Evite fazer muitas coisas ao mesmo tempo: Faça uma coisa de cada vez. Apostar em múltiplas tarefas para ganhar tempo terá o efeito oposto. Ser multitarefas pode estar sabotando a sua produtividade.

Comece cedo: Nada de ativar o modo “Soneca” do despertador. Acordar cedo pode deixá-lo mais calmo, criativo e com uma mente mais livre para pensar no dia que está por vir.

Aprenda a dizer não: Saiba dizer um “não” de maneira educada, explicando seus motivos. Antes de sair pegando todas as tarefas ou projetos que passarem na sua mesa, dê uma olhada na sua lista de tarefas. De nada adianta assumir mais responsabilidades se você terá que deixar algo de lado, certo?

Concluindo…

Querendo ou não o tempo passa para todos nós.

Não postergue para amanhã o que você pode realizar hoje.

Para encaixar algo novo em sua rotina, mesmo que pareça impossível, faça o gerenciamento de tempo. Você irá descobrir que nada é impossível, mas sim uma pequena questão de organização.

Como você está gerenciando seu tempo?

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