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Conheça 10 dicas para melhorar o uso do Microsoft Word

O Microsoft Word é uma ferramenta indispensável, utilizada pelas principais empresas do mundo. Por isso, é importante aprender a utilizar as principais funcionalidades do Microsoft Word, dos conceitos básicos até as Normas da ABNT e as configurações avançadas.

Apesar de ser aparentemente simples e com funcionamento intuitivo, neste post serão apontadas possibilidades avançadas do uso do programa, como correções, backups e tradução de textos, entre várias outras funções que podem tornar a vida do usuário muito mais simples e eficaz — até porque há sempre algo novo para aprender. Confira!

1. Traduza o texto de uma só vez

A partir da versão do Word 2013, é possível fazer as traduções dentro do próprio documento. O atalho é: Revisão > Traduzir. Depois, é preciso escolher se a tradução vai ser aplicada no arquivo inteiro, em apenas um trecho ou traduções rápidas como pequenas frases e palavras específicas. Ao lado da opção, você encontrará a ferramenta para selecionar o idioma desejado.

 

2. Insira comentários

A ferramenta para acrescentar comentários é útil para inserir informações extras ao arquivo. Para usar, é só marcar um trecho do texto e clicar com o botão direito do mouse. Selecione “Novo Comentário” para abrir um campo de texto em um painel à direita; desse jeito você substitui o papel comum pelo computador.

 

3. Produza textos sem erros

De nada resolve criar um documento no Word com boa formatação se o texto estiver com erros de ortografia e gramática, não é mesmo?

O programa permite a você corrigir automaticamente seu texto sem precisar se preocupar com erros. Do contrário, para evitar correções indesejadas, também é possível solicitar que não sejam feitas mudanças automáticas nas palavras. Para desligá-la, vá ao menu “Arquivo”, “Opções” e escolha a aba “Revisão de texto” para mudar as “opções de autocorreção”.

 

Em “revisão de texto”, é possível personalizar de forma automática como prefere a correção. Adicionando os comandos certos, a tendência é escrever textos com muito mais agilidade.

 

4. Padronize textos com letras maiúsculas e minúsculas

Uma das sacadas do Microsoft Word que nem todo mundo sabe da existência é mudar palavras de maiúsculas para minúsculas ou ao contrário sem grande dificuldade. O atalho é interessante usar quando você já escreveu algo, mas acabou percebendo que deveria ter utilizado de outra forma. É necessário selecionar o texto e pressionar as teclas Shift e F3 ao mesmo tempo.

 

5. Conheça como hifenizar o texto

A hifenização é um processo de divisão de palavras no final de cada linha de um parágrafo. É uma técnica que pode deixar seu texto mais confortável para ler, além de reduzir a quantia de páginas do documento sem que você mexa na dimensão do texto. Pressione a guia layout da página e escolha “hifenização”. O programa oferecerá uma lista de alternativas que você poderá escolher entre nenhuma, automática ou manual.

 

6. Converter tabelas em gráficos

Criar um gráfico é tarefa simples no Word. Primeiramente, crie a sua tabela, selecione-a e faça os seguintes passos: Inserir > Objeto > Gráfico do Microsoft Graph > Ok.

Agora, basta editar manualmente, caso precise, todas as informações do seu gráfico.

 

7. Localize sinônimos

Um texto com muitas palavras repetidas pode demonstrar pobreza de vocabulário e conteúdo, o que pode distrair e dispersar o leitor. Se você está escrevendo ou editando um texto e não quer repetir as palavras, o Microsoft Word possui um recurso que mostra possibilidades de sinônimos. É só clicar com o botão direito do mouse na palavra que deseja substituir no corpo do texto. Depois, escolha uma das palavras sugeridas.

 

8. Listar suas referências

O Microsoft Word permite que você estruture sua própria biblioteca, permitindo fazer referências mais rápidas dos arquivos que estão sendo pesquisados. Na aba “referências”, vá até o ícone “gerenciar fontes bibliográficas”. Uma janela será aberta, clique em “nova” e preencha os dados da sua referência.

A mesma ficará salva para futuras consultas. Outra dica é incluir citações com maior agilidade o que pode ser muito útil na hora de formatar um documento como TCC. Também na aba “referências” do menu, clique em “inserir citação” para abrir uma janela e informar os detalhes, começando pelo tipo de fonte — como livros, artigos, revistas e sites.

9. Editar arquivos em PDF

Você sabia que para editar arquivos PDF, você não precisa ter no computador outros recursos e aplicativos, como o Adobe?

O próprio Word disponibiliza essa função, apesar de poucas pessoas saberem. Basta clicar com o botão direito no arquivo em PDF e ir em abrir com Word, que ele já aparecerá disponível para edição.

 

10. Ocultar textos

Por mais incrível que possa parecer, esconder um texto no Word é um recurso útil e é bastante usado para esconder as respostas de um questionário, por exemplo. Assim como é fácil esconder um trecho ou uma frase, também é simples de fazê-los aparecerem.

Primeiramente, selecione o texto, clique na aba “Fonte”, marque a caixa “Oculto” e clique em “Ok”. Para o texto voltar a ser exibido, basta selecionar o documento e repetir o processo, mas desmarcando a caixa.

Desenvolver suas competências pessoais e os conhecimentos necessários é um caminho importante para obter o sucesso profissional. Conhecer as dicas do Microsoft Word é uma possibilidade para ter um diferencial no mercado de trabalho e encontrar novas oportunidades.

Agora que você já aprendeu novas funcionalidades do Word que ajudarão a desenvolver um trabalho mais completo e profissional, o que acha de acessar o site do Clube do Trabalhador e conhecer o curso online de Word 2016?

Até o próximo post!

 

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