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10 Funções do Excel para conhecer e utilizar no dia a dia

O Excel é uma das ferramentas mais fundamentais no trabalho de empresas e pessoas no mundo todo. O software da Microsoft oferece uma infinidade de possibilidades de tarefas que facilitam a vida nos escritórios. No entanto, para o trabalhador  que possui conhecimento regular, o Microsoft Excel, 30 anos depois, continua sendo o principal produto para pessoas que buscam entender os dados.

Uma pesquisa com várias centenas de funcionários de escritório sugere que gastamos mais de 10% de nossa vida útil em planilhas, e para aqueles que trabalham em pesquisa e desenvolvimento ou finanças, é mais como 30% ou 2,5 horas por dia.

Imagine, então, se essa proporção substancial da força de trabalho global fosse um pouco melhor em usar o aplicativo. O tempo seria economizado e a produtividade melhoraria.

Embora todos os recursos do Excel tenham um uso específico, nenhuma pessoa utiliza todos os recursos do Excel. Passe pelas mais de 500 funções e você terá 100 ou mais funções e recursos verdadeiramente úteis para a maioria dos trabalhadores com um bom nível de conhecimento. Selecionamos dez desta lista que são especialmente fáceis de aprender (aproximadamente 2 horas no total) e que podem fazer uma diferença material na produtividade.

 

Colar especial (10 minutos para aprender)

Copiar e colar é uma das funções mais simples e mais usadas no Excel. Mas, muitas vezes inserimos um formato que não queremos, ou copiamos uma fórmula, quando em vez disso queremos apenas um valor.

Essas pequenas erros podem levar tempo para serem consertadas, e é por isso que o Paste Special é tão… especial. Colar especial permite que você escolha quais elementos da célula copiada você traz. Depois de ter copiado seu celular (Ctrl + C), pressione Ctrl + Alt + V (ou vá para a seção Área de transferência da faixa de opções Início ou Editar> Colar especial) para exibir Colar especial e faça sua seleção. Alt + E + S + V é o atalho para apenas colar valores – provavelmente o uso mais comum de Colar Especial.

Adicione várias linhas (2 minutos para aprender)

Geralmente, precisamos adicionar novas linhas entre as linhas existentes. O atalho (Ctrl, Shift, +) é muito útil, especialmente porque você pode alternar o + para adicionar várias linhas. Muitas vezes, apenas destacando o número de linhas que você deseja adicionar (digamos 5) e usando o botão direito do mouse, inserir é mais rápido ao adicionar em grande quantidade, pois adicionará o número de linhas destacadas.

 

Preenchimento Flash (30 minutos para aprender)

No curso de Excel completo do Clube do Trabalhador, você pode visualizar essa atualização do Excel, onde demonstra esse recurso. O Flash Fill preenche automaticamente seus dados quando detecta um padrão.

Suponha que você tenha uma lista de números de produtos nas primeiras dez células da coluna A, por exemplo, ‘ABC-00001’ para ‘ABC-00010’ e você só precisa dos números após o ‘-‘. Você pode facilmente descartar o ‘ABC’ usando Flash Fill.

Estabeleça o padrão digitando ‘00001’ na primeira célula em branco. Se o Flash Fill estiver ativado (Opções de arquivo, Avançado), apenas comece a digitar o próximo número do produto na célula abaixo e o Flash Fill reconhecerá o padrão e preencherá os números de produto restantes para você. Basta apertar a tecla Enter para aceitar. Ou faça isso manualmente clicando em Dados> Preenchimento Flash ou Ctrl + E.

O Flash Fill é como mágica e pode ser usado em muitos cenários diferentes. É uma ótima economia de tempo quando você precisa inserir ou alterar muitos dados com rapidez e precisão. Flash Fill é um recurso de cair o queixo.

INDEX-MATCH (45 minutos para aprender)

Além de VLOOKUP (que procura o valor em uma coluna e retorna um valor correspondente de outra coluna), INDEX e MATCH são as ferramentas mais usadas e mais poderosas do Excel para executar pesquisas. Usadas separadamente, essas funções são inestimáveis, mas é quando você as combina que o verdadeiro poder delas é liberado. INDEX e MATCH usados ​​em combinação ajudam a extrair os dados que você precisa de um grande conjunto de dados de forma eficiente e precisa. Dominar essas funções não apenas fará com que você se pareça com um especialista em Excel para seus colegas e gerentes, mas também poderá tornar uma tarefa tediosa e mundana rápida e simples. Veja como essas funções funcionam:

O VLOOKUP é uma ótima função, mas tem suas limitações. Só pode procurar valores da esquerda para a direita. O valor de pesquisa deve estar à esquerda na tabela de pesquisa. INDEX e MATCH permite que você procure um valor em qualquer lugar na tabela de consulta, independentemente de sua posição.

Digamos que você tenha uma planilha com uma lista de produtos. Você tem colunas intituladas “Número do produto”, “Lucro”, “Nome do produto” e “Receita”. Em outra planilha, você tem uma lista de nomes de produtos e deseja saber quanto lucro cada produto gerou. Neste cenário, estamos usando o nome do produto (nosso valor de pesquisa) para procurar o lucro. O nome do produto fica à direita do lucro e, portanto, o VLOOKUP não funcionará. Este é o cenário perfeito para INDEX e MATCH.

A sintaxe seria:

= INDEX (colu

na Profit, MATCH (Lookup)

Valor, coluna Nome do produto, 0))

Aqui está uma boa maneira de lembrar como funciona:

= INDEX (Coluna Eu quero um valor de retorno de MATCH (My Lookup Value, coluna que eu quero pesquisar contra, digite “0”)) (Zero dá-lhe uma correspondência exata, você pode combinar contra menos de (-1) ou maior do que (1) também.

Olhando assim, INDEX e MATCH parecem difíceis. Certamente precisa de alguma prática, mas vale a pena dar uma olhada, pois é mais flexível e mais poderoso que um VLOOKUP. É um dos usos mais importantes do Excel, ponto final.

SUM (2 minutos para aprender)

Esta é uma das primeiras funções que você provavelmente aprenderá no Excel – como somar uma linha ou coluna. Mas você sabia que pode selecionar a célula no final de uma linha ou coluna e pressionar Alt + para fazer isso em segundos?

 

CTRL Z / CTRL Y (1 minuto para aprender)

Este é o seu cartão Excel-get-of-of-jail-free. Se você não estiver usando Ctrl Z para desfazer erros no Excel, então você deve estar vivendo em outros tempos. O que muitas pessoas não sabem, é que Ctrl Y faz o oposto – refazer. Os dois trabalham em conjunto muito bem, e você otimiza tempo no seu dia a dia.

 

Remover duplicados (10 minutos para aprender)

Isso é muito simples e rápido de usar. Remove Duplicates faz exatamente o que você precisa – remove as duplicatas em qualquer intervalo de dados. Nosso conselho é remover os valores que você deseja deduzir e colocá-los em outra planilha. Ele é encontrado na guia Dados, na seção Ferramentas de dados da faixa de opções.

Se você quiser apenas destacar duplicatas, poderá fazer isso usando a formatação condicional. O atalho para chegar até lá é o Alt HL. (Ou encontre-o na faixa de opções Início, em Estilos).

Acessando este link você terá um conteúdo adicional sobre o Excel e suas utilidades

 

Congelar Panes (15 minutos para aprender)

Sempre rolar para baixo uma grande tabela de dados apenas para esquecer quais colunas são quais? Freeze Panes é a resposta aqui. Você pode congelar apenas a linha superior, a primeira coluna ou qualquer número de qualquer um, basta destacar as linhas / colunas que deseja congelar e ir para a guia Exibir e Congelar painéis na seção Janela. Alt WF é o atalho. No curso online Microsoft Excel 2016 do Clube do Trabalhador, você aprende essa e outras funções dessa ferramenta de forma remota, assistindo a vídeo-aulas simples e de fácil aprendizagem, que explicam cada um dos tópicos passo-a-passo.

 

F4 (10 minutos para aprender)

Há duas formas especialmente satisfatórias de usar a F4 no Excel. O primeiro é ao criar uma referência absoluta: F4 alterna entre as várias opções. A segunda é uma que poucas pessoas conhecem, mas pode melhorar seriamente sua produtividade com o Excel. F4 repete sua última ação, quando disponível. Por exemplo, se você acabou de aplicar uma borda a uma célula, use F4 para aplicá-la a outras pessoas.

 

CTRL + setas (5 minutos para aprender)

Se você se viu percorrendo um conjunto de dados para chegar ao final, pare agora e comece a usar as teclas de seta Ctrl +! Esse simples atalho leva você direto ao final dos dados em uma coluna ou linha que você está usando. Combine-o com Ctrl, Shift para destacar / selecionar grandes áreas de dados em segundos.

Aviso: Se você tiver lacunas em seus dados, isso levará você até a primeira lacuna. Então, se você quiser chegar ao final rapidamente, escolha uma coluna de dados que não tenha lacunas.

Aproveite  alguns desses dez itens e você poderá transformar seu dia de trabalho. Se você quer ajudar a justificar decisões de negócios orientadas por dados em um alto nível, ou simplesmente voltar otimizar seu tempo, dominar as funções corretas do Excel é uma maneira rápida e fácil de maximizar sua produtividade.

 

Até o próximo post!

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